TD1 - Gouvernance de la Donnée & Hygiène Système

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<em> Fil rouge pédagogique : « Une transition digitale ne rate jamais à cause du logiciel, elle rate à cause de la qualité de la donnée et du rejet des équipes (Garbage In, Garbage Out). » </em>

Durée indicative : 5 minutes (en rebond du brise-glace de 15 minutes).

Constat terrain : Synthétiser les irritants remontés par les étudiants (doublons, CRM devenus des poubelles, fichiers Excel perdus sur des bureaux).
La posture du RDA : L'hygiène système n’est pas une préoccupation technique réservée à la DSI. C’est un impératif business pour :
- Piloter et fiabiliser les prévisions de vente (Forecasting).
- Facturer vite et sans litiges.
- Automatiser les tâches chronophages sans propager d'erreurs en cascade.

Où doit vivre la donnée ?

1. Le concept : La SSOT (Single Source of Truth)

Une donnée métier essentielle (coordonnées, tarif négocié, statut contractuel) ne possède qu'un seul domicile officiel. Si le service commercial, la comptabilité et la logistique exploitent trois versions divergentes d'une même fiche client, l'entreprise pilote à l'aveugle.

2. Le symptôme : L'explosion du Shadow IT

Le commercial note une remise dans un groupe WhatsApp, gère son pipe sur un carnet papier ou maintient un tableur Excel sur son poste local.

Les 3 bombes à retardement du Shadow IT : * Court terme (Opérations) : Erreurs de facturation, promesses clients non tenues, retards de livraison. * Moyen terme (Légal & RGPD) : Données personnelles et stratégiques stockées sur des téléphones privés ou des outils non sécurisés. * Long terme (Patrimoine) : Le jour où le collaborateur quitte l'entreprise, le portefeuille et l'historique partent avec lui.

3. La règle managériale RDA

Règle d'or : « Tout ce qui n'est pas dans l'outil de référence officiel n'existe pas. »
Aucune validation de commission, de remise ou d'expédition ne se fait sur la foi d'un message Slack ou WhatsApp.

Comment la donnée doit-elle être saisie pour créer de la valeur ?

1. Le piège du champ libre : La fausse simplicité

Pour « faire simple et aller vite », on multiplie les zones de texte libre.

Exemple concret dans un pipe commercial : 5 commerciaux désignent la même étape de 5 manières différentes :

« Intéressé »
« Chaud patate »
« À relancer le 12 »
« En attente devis »
« R1 fait »

Conséquences directes : * Impossible de filtrer, trier ou segmenter la base. * Impossible de générer un reporting automatique de prévision de ventes. * Impossible de programmer des déclencheurs automatisés (ex. relance email automatique à J+7).

2. Le principe de normalisation

Pour qu’une donnée soit exploitable par un système et un manager, elle doit être strictement contrainte :

Listes fermées (Select / Dropdown / Tags) : Réservées aux statuts, motifs de perte, typologies d'acheteurs.
Typage strict : Dates (format AAAA-MM-JJ), montants (format Devise numérique sans texte), booléens (Oui/Non).
Usage circonscrit du champ libre : Uniquement pour les comptes-rendus narratifs (la valeur relationnelle humaine).

3. La règle managériale RDA

Règle d'or : « Des champs fermés pour piloter et automatiser, des champs libres pour raconter. »

Combien de données exiger sans bloquer l'équipe commerciale ?

1. Le Modèle PPT : People → Process → Technology

Le piège du solutionnisme digital : Croire qu'un abonnement CRM (Technology) va compenser un manque de rigueur méthodologique (Process) ou des équipes débordées (People).

Dans tout projet digital, la valeur suit un ordre immuable :

1. People (L'Humain) : Charge mentale, compétences réelles, adhésion au changement.
2. Process (La Méthode) : Règles claires du parcours commercial (qui saisit quoi, quand et pourquoi).
3. Technology (L'Outil) : Vient automatiser le process, jamais le compenser.

Si l'outil est trop complexe pour l'équipe, celle-ci le contourne : le Shadow IT réapparaît immédiatement.

2. Le Contrat de Saisie Minimal Viable (CSMV)

Principe de Data Minimization : Plus un formulaire impose de champs, moins il est renseigné avec rigueur.
On ne collecte pas la donnée qu'on *aimerait avoir un jour*, mais celle dont on a *absolument besoin pour passer au stade suivant*.
Arbitrage clé :
- Données bloquantes (Gatekeepers) : Obligatoires pour franchir une étape (ex. Numéro de SIRET obligatoire pour générer un devis).
- Données accessoires : Optionnelles ou enrichies ultérieurement par des outils tiers.

3. La Matrice des 4 familles de données

Famille de donnée	Question clé	Exemples terrain	Exigence Système	Erreur fréquente à bannir
1. Identité	Qui ?	Nom, Email pro, SIRET, Raison sociale	Unicité absolue (SSOT)	Doublons, usage de boîtes personnelles
2. Quantitative	Combien ? Quand ?	Montant opportunité, Date closing, Volume	Typage strict (aucun texte)	Écrire « env. 5k€ » dans un champ numérique
3. Qualitative	Pourquoi ? Comment ?	Contexte de vente, freins exprimés, besoins	Champ libre autorisé	Forcer un dropdown là où il faut du narratif
4. Descriptive	Quel profil ?	Secteur d'activité, Effectif, Solution en place	Minimisation / Arbitrage	Formulaire de 30 champs décourageant la saisie

Consigne équipes (4 étudiants) : Analyser le jeu de données fourni, l'assainir et définir la gouvernance à appliquer.

1. Unicité : Détecter les doublons et identifier quelle source doit être désignée comme SSOT.
2. Standardisation : Repérer les champs libres chaotiques et proposer la liste fermée (valeurs dropdown) ou le type strict correspondant.
3. Minimisation : Identifier les colonnes superflues à supprimer pour alléger le contrat de saisie.
4. Règles d'or : Rédiger la charte de saisie en 3 à 5 règles non négociables à destination de l'équipe terrain (support pour la restitution orale).